Wie eingangs erwähnt, dient die Kostenkontrolle der Überwachung der Kosten eines Projektes. Diese sind neben der Technik etc. ein massgebender Teil eines gelungenen Projekts. Damit das gelingt, ist jeder Unternehmer gefordert, die vereinbarten Kostenrapporte, Kostenangaben etc. rechtzeitig und möglichst genau einzureichen. Diese Angaben beruhen meistens auf einem gewissenhaft nachgeführten Ausmass und einer entsprechenden Nachkalkulation des Unternehmers, welche ebenfalls auf aktuellem Stand gehalten werden muss.
Der Kostenplaner legt zu Beginn eines Projektes den Grundstein für die Kostenkontrolle. Er definiert allenfalls die verschiedenen Objekte (OGL) und definiert den Baukostenplan. Hier kommt in sehr vielen Fällen der BKP-Hochbau zum Einsatz. BKP heisst ausgeschrieben «Baukostenplan» und ist auch als solcher zu verstehen. Somit ist es wichtig, dass nicht einfach Leistungen innerhalb eines Projektes ohne Rücksprache, etc. von einem BKP in den anderen BKP verschoben wird. Das bringt jede Kostenkontrolle an den Rand des Zusammenbruchs bzw. lässt keine sauberen Aussagen mehr zu. Das Projekt befindet sich also im Blindflug.
Der BKP ist eine Art Kontenplan, wie wir dies aus der Buchhaltung kennen. Werden also beispielsweise im BKP 231 Starkstrom Apparate 150 000 Franken budgetiert, sind diese fix und als Obergrenze zu beachten. Es kann nicht einfach grundlos mehr Geld ausgegeben werden. Stellen Sie sich vor, Sie haben diesen Betrag auf einem Sparkonto, dann können Sie auch nicht einfach 180 000 Franken ausgeben, nur weil Sie einfach so Lust haben. Es steht schlicht einfach nicht mehr Geld zur Verfügung.
Um genau diese Einhaltung des Budgets in einem Projekt geht es bei der Baukostenkontrolle. Meist kommen entsprechende Bauadministrationsprogramme zum Einsatz. Diese bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten bzw. Spalten. Wir möchten uns nun die wichtigsten anschauen und verstehen lernen, wie diese eingesetzt werden bzw. was sie aussagen. Wir bilden an dieser Stelle keine Bauchhalter und Finanzfachleute aus, trotzdem dürfen wir eine solche Kostenkontrolle mindestens im Groben verstehen. Die Baukostenkontrolle kann grundsätzlich auch auf Excel geführt werden. Dies ist aber äusserst gefährlich, da schnell am falschen Ort eine Zeile/Zelle eingefügt werden kann und dabei die allenfalls vorhandenen Formeln nicht angepasst werden. Dieser Umstand hat schon mehrmals zu unliebsamen Überraschungen während oder am Ende eines Projektes geführt. Darum die dringende Empfehlung die Kostenkontrolle für Projekte, die über ein Gartenhaus hinausgehen mit einem professionellen Tool zu führen. Gleichzeitig lässt dieses auch nur Buchungen zu, welche in der Buchhaltung zulässig sind (z. B. mehrwertsteuertechnisch).
Bevor wir uns nun die wichtigsten Zahlen bzw. Spalten einer solchen Kostenkontrolle anschauen, gilt es sich auch noch mit der Mehrwertsteuer (MwSt.) auseinanderzusetzen. Viele Bauherren sind vorsteuerabzugsberechtigt und somit ist die MWSt. nur ein «Durchlaufposten». Trotzdem gilt es diese zu beachten bzw. zu definieren auf welcher Basis die Kostenkontrolle geführt wird. In weit aus den meisten Fällen wird diese exkl. MwSt. geführt. Somit reden wir immer von den gleichen Zahlen, auch wenn sich der Satz während eines Projektes ändert. Braucht ein Bauherr die Kostenkontrolle trotzdem inkl. MwSt. so hilft hier das oben erwähnte Tool, indem man mit einem einfachen Klick diese auf inkl. MwSt. umschalten (und auch wieder zurück) kann. Der richtige MwSt.-Satz ist nebenbei auch noch hinterlegt, so muss man sich darüber keine Gedanken machen.
Kostenvoranschlag
Der Kostenvoranschlag ist gleichbedeutend mit dem Budget einer Firma oder Gemeinde. Diese Zahlen sind heilig und dürfen unter keinen Umständen überschritten werden. Der Kostenvoranschlag (KV) ist das Ergebnis der SIA Phase 3 und hat meistens eine Genauigkeit von +/– 10 %. Das heisst, es darf eine maximale Überschreitung der Gesamtkosten von 10 % geben. Bei einer Unterschreitung kommt es erfahrungsgemäss kaum zu Diskussionen. Dieser Betrag ist das Budget für den Bauherrn, mit diesen Kosten rechnet er. Dies sind auch die Kosten, welche bei den Kreditverhandlungen auf der Bank massgebend sind. Braucht es für ein Projekt eine Volksabstimmung, ist das der Betrag, der den Stimmberechtigten als Baukredit vorgelegt wird.
Nach der Freigabe des Kredites durch die Stimmberechtigten oder den Bauherrn wird diese Zahl bzw. diese Spalte in der Baukostenkontrolle «eingefroren» sprich blockiert/gesperrt. Das ist das Budget für das Projekt bzw. die Kostenbasis. Ab sofort darf an dieser Zahl nichts mehr verändert werden. In einem «guten KV» sind auch ganz bewusst entsprechende Reserven eingebaut (je nach Projektart und -grösse 8–10 %). Diese dienen, wie der Name sagt, als Reserven. Es kann immer etwas aufwendiger als angenommen, werden. Es kann Probleme mit dem Baugrund geben, etc. Wie im eigenen Leben muss immer mit Überraschungen gerechnet werden.
Weiter hat ein KV wirklich alle Kosten zu umfassen. Also nicht nur die eigentlichen Baukosten, sondern auch folgende Positionen, welche übrigens alle auch eine BKP-Position besitzen:
Aufwendungen des Bauherrn
Bewilligungskosten aller Ämter etc.
Werbung für beispielsweise den Verkauf der erstellten Wohnungen
Öffentlichkeitsarbeit bei Projekten der öffentlichen Hand
Honorare sämtlicher Planer
Kunst am Bau
Kosten für Eröffnungsfeierlichkeiten und/oder einen Aufrichtfest
Etc.
Stellt man fest, dass die Kosten auf einem BKP (z. B. 231) nicht ausreichen, muss das Geld beschafft werden. Mittels einer Mutation kann dieses von den Reserven auf den BKP 231 umgebucht werden. Die Gesamtkosten des Projektes sind somit nicht gestiegen, die Reserven haben jedoch abgenommen.
Sind die Reserven aufgebraucht oder handelt es sich um eine Projektausweitung (z. B. zusätzliches Stockwerk) muss das Geld meistens anders «beschafft» werden. In der öffentlichen Hand wird dann ein sogenannter Nachtragskredit fällig, welcher von der entsprechenden Instanz (Gemeinderat, Bürgerversammlung oder gar Urnenabstimmung) bewilligt werden muss. Die Instanz ist meistens von der Höhe des Nachtragskredites abhängig. In der Privatwirtschaft muss der Bauherr seine Geldbörse öffnen oder allenfalls auf seiner Bank den Baukredit erhöhen. Diese Art der KV-Mutation hat eine Erhöhung des KV und somit das Budget zur Folge.
KV-Mutationen müssen vom Kostenplaner oder gar Bauherr bewilligt werden. In den jeweiligen Projektorganisationen ist dieser Prozess immer festgehalten. So weiss der betroffene Planer, wie er damit umzugehen, bzw. vorzugehen hat. Diese Vorgänge gehen an den Unternehmern meisten spurlos bzw. ohne ihr Wissen vorbei.
Vertragssummen
Nach erfolgter Submission Phase (SIA Phase 4) und Vergabe der Aufträge werden die Werkverträge erstellt. Diese Zahlen finden wir anschliessend in der Spalte der Vertragssumme. Der Unternehmer verpflichtet sich damit, die angebotene Leistung in der entsprechenden Menge zum angebotenen Preis zu erbringen.
Nach der Auftragsvergabe kommt es allenfalls ebenfalls zu Mutationen, wie sie oben beschrieben sind. Ist die Vertragssumme grösser als die KV-Summe muss dieser Betrag wie oben beschrieben in die betroffene BKP-Position mutiert werden. Ist die KV-Position wesentlich grösser als die Vergabesumme, so wird ein Teil dieser so geschaffenen «Reserven» meist in die entsprechende Reserveposition mutiert (in unserm Beispiel die BKP-Position 598).
Nachträge
Wie so oft kommt es während der Ausführung zu zusätzlichen Arbeiten. Es gibt beispielsweise pro Arbeitsplatz mehr UKV-Anschlüsse als ausgeschrieben, es kommen teurere Leuchten zum Einsatz, etc. In diesen Situationen ist nun auch der Unternehmer gefordert. Er muss sich nun melden und eine entsprechende Nachtragsofferte (zu gleichen Einheitspreisen) einreichen. So macht er offiziell Mehrkosten geltend. Dieser Prozess ist vor Ausführung der Arbeiten zu starten und auch abzuschliessen. Der Planer erstellt nun einen Nachtrag und lässt diesen vom Bauherrn bewilligen. Erst dann hat der Unternehmer grünes Licht zur Ausführung der Arbeiten.
In der Kostenkontrolle schlägt sich dieser Nachtrag als Erhöhung der Vertragssumme auf dieser BKP-Position nieder. So beträgt die Vertragssumme des entsprechenden BKP neu die ursprüngliche Summe + Nachtrag.
Zahlungen
Sämtliche gestellten Rechnungen werden ebenfalls erfasst und gebucht. So werden die Akontorechnungen der Unternehmer von beispielsweise Fr. 100 000.– bis hin zu einer Rechnung über Fr. 134.– für Plankopien im Projekt auf dem jeweiligen BKP gebucht. Damit dies richtig und übersichtlich passieren kann, verlangt der Planer vom Unternehmer eine einfache Aufstellung jeder Rechnung auf das jeweilige Objekt (OGL), sofern vorhanden und den meistens dreistelligen BKP auf dem die Kostenkontrolle geführt wird. Diese Forderung im Werkvertrag ist also keine Schikane, sondern dient der übersichtlichen Kostenkontrolle.
Mit dieser Massnahme hat der Bauherr nun ständig den Überblick über den KV im Vergleich zum Vertrag und den bereits geleisteten Zahlungen.
Rückbehalt
Achtung – bei Akontorechnungen der Unternehmer macht der Bauherr einen Garantierückbehalt von 10 % für allfällige Garantieleistungen. Diesen behält er zurück, bis er vom Unternehmer nach der Abnahme und Stellung der Schlussrechnung, den Garantieschein einer Bank oder Versicherung erhält. Ein kleines Detail, führt aber immer wieder zu Diskussionen zwischen Planer und Unternehmer. Dieses Vorgehen entspricht der SIA 118.
Prognose
In der Prognose macht der Planer gegenüber dem Bauherrn und /oder Kostenplaner eine Aussage wohin die Kosten laufen bzw. wie hoch die Schlussrechnung/Abrechnung sein wird. Wie der Name sagt, handelt es sich um eine Prognose und ist somit nicht auf den Rappen genau. Damit er diese Aussagen machen kann, muss der Unternehmer meist alle 2–6 Monate (je nach Projekt) einen Kostenrapport abgegeben oder mindestens eine Aussage machen, wohin seine Kosten laufen. Er wird meistens unter Angabe eines Stichtages aufgefordert, eine Aussage zur Kostensituation zu machen.
Sind die Kosten innerhalb der Vertragssumme plus bewilligter Nachträge?
Wenn nicht, sind diese mittels Nachtragsofferte zu beziffern?
Hier ist der Unternehmer gefordert, dass er seine Kosten im Griff hat. Er muss also mittels nachgeführten Ausmasses und teilweise seiner Nachkalkulation in der Lage sein eine Aussage zu machen. Einfach mal sagen «es reicht», ist gefährlich und kann später zu Problemen führen, wenn im Nachhinein noch Kosten geltend gemacht werden wollen. In dieser Situation bleibt der Bauherr meist hart. Also behalten wir unser Kosten im Auge und vor allem im Griff. Ebenfalls ist es wichtig, die Situation mit dem zuständigen Fachplaner zu besprechen und auch auf der Kostenseite in ständigem Kontakt zu sein. Der Planer ist meistens bestens über die Situation im Bild und kann mit dem Unternehmer das nötige Vorgehen definieren. Aber nochmals – dies bedingt, dass wir unsere Kosten im Unternehmen im Griff haben bzw. dokumentiert sind.
